Vera Group

Soạn thông báo mới

Gửi tin nhắn riêng qua Telegram cho toàn bộ nhân viên đang hoạt động đã liên kết bot. Bật "yêu cầu xác nhận" để mỗi người phải bấm ✅ Đã đọc & đồng ý — theo dõi được ai chưa bấm và nhắc lại.

Đã gửi

Hệ thống tự kiểm tra mỗi 2 giờ số tiền đang nợ Facebook của từng tài khoản quảng cáo (nguồn Windsor.ai). Nhập Ngưỡng TK Facebook (số ngưỡng thanh toán trong Ads Manager → Billing) → hệ thống tự cảnh báo khi nợ chạm 70% ngưỡng đó, để kế toán chủ động nạp sớm; muốn mức khác thì điền ô Ngưỡng cảnh báo để ghi đè. Khi chạm ngưỡng (hoặc tài khoản bị khóa) → gửi cảnh báo vào Nhóm Kế Toán trên Telegram và tự tạo công việc giao cho kế toán phụ trách kèm tên thẻ nạp. Còn vượt ngưỡng thì nhắc lại mỗi 24 giờ. Lưu ý: Facebook có thể tự nâng ngưỡng thanh toán theo thời gian — khi thấy Ads Manager đổi ngưỡng, cập nhật lại số ở đây.

Bấm vào thẻ KTV để chấm điểm 12 tiêu chí (theo phiếu đánh giá Vera Group). Gửi xong kết quả được nhắn thẳng qua Telegram cho bạn KTV đó, thẻ chuyển ✅ để không sót ai. Mỗi KTV 1 đánh giá / tháng — gửi lại sẽ cập nhật và nhắn lại.

Hỗ trợ: PDF, DOCX, TXT, MD, HTML, CSV, XLSX (tối đa 20MB). Dữ liệu dạng bảng (bảng giá, danh sách SP) → dùng Excel/CSV; dữ liệu dạng văn bản (chính sách, quy trình, khuyến mãi mô tả) → dùng MD/DOCX/TXT. Cập nhật tài liệu: upload lại với cùng tiêu đề + cùng loại → hệ thống tự tạo phiên bản mới, bản cũ hết hiệu lực. Nhân viên hỏi bot (🤖 Trợ lý AI) sẽ chỉ nhận thông tin từ tài liệu còn hiệu lực.

➕ Cách thêm nhóm mới (làm trên Telegram, không phải trên web):
1️⃣ Mở Telegram → tạo nhóm mới (vd "Nhóm Kế Toán Vera") và kéo những người liên quan vào.  2️⃣ Thêm bot @VeraGroupManager_bot vào nhóm.  3️⃣ Gõ /dangky trong nhóm → nhóm tự hiện ra ở bảng dưới.  4️⃣ Gán chức năng (Quản Lý / Kế Toán / Nhân Sự / Quản Lý Kho) và Brand rồi bấm lưu.

Đơn của nhân viên brand nào sẽ gửi vào đúng nhóm brand đó; brand chưa có nhóm riêng thì vào nhóm Chung; chưa có nhóm nào → tự chuyển về quản lý trực tiếp / giám đốc. Người có vai trò Kế toán / Quản lý kho luôn duyệt được đơn của nhóm tương ứng, kể cả trên Telegram App.

1️⃣ Thiết lập ban đầu (Admin)

1. Tạo Phòng ban và thêm Nhân viên (mỗi người có mã NV riêng, vd VERA001).
2. Chọn Trưởng phòng cho từng phòng ban — người này sẽ nhận đơn của nhân viên phòng đó.
3. Tạo 3 nhóm Telegram: Nhóm Quản Lý, Nhóm Kế Toán, Nhóm Nhân Sự → thêm bot vào từng nhóm → gõ /dangky → vào Cài đặt gán chức năng.

2️⃣ Liên kết tài khoản nhân viên

1. Ở trang Nhân viên, bấm nút 🔗 Mã mời tại dòng nhân viên → hệ thống tạo mã INV-XXXXXX (hạn 7 ngày).
2. Gửi mã cho nhân viên kèm link bot Telegram.
3. Nhân viên mở bot → gõ /start → nhập mã mời (hoặc mã NV) → liên kết xong.

🗂 Giao việc & theo dõi công việc

1. Vào Công việc → bấm + Giao việc: nhập tiêu đề, mô tả, chọn người thực hiện, độ ưu tiên, hạn hoàn thành.
2. Bot Telegram tự gửi thông báo việc mới cho người thực hiện kèm nút ▶️ Bắt đầu / ✅ Hoàn thành.
3. Nhân viên bấm nút trên Telegram (hoặc menu 🗂 Công việc trong bot) để cập nhật tiến độ — người giao việc nhận được thông báo ngay.
4. Bảng Kanban trên web hiển thị 3 cột: Cần làm / Đang làm / Hoàn thành; việc quá hạn có nhãn đỏ ⚠.

🤖 Trợ lý AI nội bộ

1. Admin vào 📚 Tài liệu AI nạp bảng giá, khuyến mãi, chính sách, quy trình, cẩm nang (PDF/DOCX/TXT/CSV/XLSX).
2. Nhân viên bấm 🤖 Trợ lý AI trong bot → hỏi bằng tiếng Việt hoặc tiếng Khmer → bot trả lời chỉ dựa trên tài liệu đã nạp, kèm nguồn + ngày cập nhật.
3. Gửi ảnh sản phẩm vào bot (bất kỳ lúc nào) → AI đọc nhãn/tên sản phẩm rồi tra giá, khuyến mãi liên quan.
4. Cập nhật giá/khuyến mãi: upload lại file với cùng tiêu đề + loại → tự tạo phiên bản mới, bản cũ hết hiệu lực. Không có dữ liệu → bot nói rõ "chưa có dữ liệu", không đoán bừa.

3️⃣ Luồng duyệt đơn

1. Mọi loại đơn chỉ duyệt 1 lần — người có thẩm quyền bấm ✅ là đơn hoàn tất ngay.
2. Nghỉ phép — nhân viên xin nghỉ → Trưởng phòng của phòng ban đó duyệt (tin nhắn riêng, vd nhân viên Phòng Ban Vera Premium → trưởng phòng Linda duyệt). Trưởng phòng xin nghỉ → đơn vào Nhóm Quản Lý để Giám đốc duyệt.
3. Đơn tiền — Mua hàng, Thanh toán & Tạm ứng gửi Nhóm Kế Toán; ai có vai trò Kế toán duyệt được cả trong nhóm lẫn trên Telegram App. Bổ sung công gửi Nhóm Nhân Sự.
4. OT, Đi muộn/Về sớm, Công tác — gửi tin nhắn riêng cho quản lý trực tiếp; trưởng phòng xin thì Giám đốc duyệt.
5. Chưa cấu hình nhóm nào → đơn tự chuyển cho quản lý trực tiếp / giám đốc, không bao giờ kẹt.
6. Nhân viên nhận thông báo kết quả ngay trên Telegram; admin theo dõi tất cả trên web.